Wie schreibt man ein Angebot? Schritt-für-Schritt-Prozess

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Anfrage in Ihrem Servicebetrieb und möchten diese in einen zahlenden Kunden umwandeln. Dafür müssen Sie ein professionelles Angebot senden, um den Auftrag zu gewinnen. Aber was ist, wenn Sie nicht wissen, wie man eines schreibt?

Möglicherweise verwenden Sie manuelle Methoden, die viel Zeit in Anspruch nehmen und letztendlich zu geringerer Kundenzufriedenheit führen. Deshalb ist eine CRM-basierte Angebotsfunktion für Ihr Field-Service-Unternehmen sehr vorteilhaft.

Da das Schreiben klarer und professioneller Angebote ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens ist, stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot Ihre Dienstleistungen, Preise, Bedingungen und Gesamtkosten deutlich darstellt. Manuelle Tabellen und Papierarbeit können zu Rechenfehlern und Missverständnissen mit Kunden führen.

Ein CRM-System hilft Ihnen jedoch, zusätzliche Dienstleistungen vorzuschlagen, wodurch Sie Ihren Umsatz steigern können. Hier bieten wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Angebots, damit Sie ein professionelles Angebot für Ihre Kunden erstellen können.

Wie schreibt man eigentlich ein Angebot?

1. Zuerst eine Vorlage auswählen:

Auch wenn Sie manuelle Tabellen verwenden, ist die Auswahl einer Angebotsvorlage eine kluge Entscheidung. Eine Vorlage hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details vergessen.

Bei der Auswahl einer Vorlage sehen Sie möglicherweise verschiedene Optionen, abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen und Ihrem Budget. Sie können Ihre eigene Vorlage mit MS Word oder Google Docs erstellen. Sie können auch die kostenlose Angebotsvorlage von Fieldified nutzen, um Zeit zu sparen.

Die Auswahl der richtigen Vorlage kann zunächst verwirrend sein, aber stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Vorlage alle notwendigen Informationen enthält:

• Ihren Firmennamen und Kontaktdaten
• Eine eindeutige Angebotsnummer
• Den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Kunden
• Das Datum der Angebotserstellung
• Eine klare Liste der Produkte und Dienstleistungen mit Preisen
• Einen entsprechenden Hinweis (Disclaimer) zum Angebot
• Ein Ablaufdatum, falls zutreffend
• Einen Abschnitt mit dem Gesamtbetrag

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage deutlich die Wörter „Angebot“ oder „Kostenvoranschlag“ enthält. So verstehen Kunden sofort, worum es in dem Dokument geht.

2. Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu

Geben Sie klare und leicht auffindbare Informationen über Ihr Unternehmen an, damit Kunden Sie bei Fragen oder Änderungen kontaktieren können.

Folgende Unternehmensdaten sollten enthalten sein:

• Ihr Firmenname
• Geschäftsadresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Für bessere Ergebnisse und ein professionelleres Erscheinungsbild können Sie Ihr Angebot mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben gestalten. Nutzen Sie Fieldified, um Ihr Unternehmen hervorzuheben.

3. Kundendaten eingeben

Geben Sie nun die Informationen Ihres potenziellen Kunden ein – genauso wie bei Ihren Unternehmensdaten im Angebotsformular.

Gut ist es, folgende Angaben zu erfassen:

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Diese Software ist nicht nur für die Erstellung von Angeboten nützlich, sondern hilft Ihnen auch dabei, stärkere Kundenbeziehungen zu verwalten und den Ruf Ihres Unternehmens aufzubauen.

4. Angebotsnummer

Jeder erstellte Auftrag sollte eine Angebotsnummer haben – ähnlich wie eine Referenznummer auf Rechnungen oder Quittungen. Angebotsnummern helfen Ihnen, Aufträge nachzuverfolgen und alles organisiert zu halten.

Wenn Sie manuelle Methoden verwenden, beachten Sie folgende Tipps:

• Verwenden Sie nur Buchstaben und Zahlen.
• Halten Sie die Nummer etwa 3–5 Zeichen lang.
• Sie können den Namen oder die Initialen des Kunden hinzufügen, um das spätere Auffinden zu erleichtern.

Ein CRM kann automatisch eine Angebotsnummer für Sie erstellen, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen. Der Wechsel von WhatsApp zu einem CRM ist eine kluge und professionelle Entscheidung.

5. Ausstellungsdatum hinzufügen

Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie Ihr Angebot an den Kunden senden. Es ist wichtig, dieses Datum anzugeben.

Hier ist der Grund:

• Legt die Gültigkeitsdauer der Preise fest
  Das Ausstellungsdatum zeigt, wie lange Ihr angebotener Preis gültig bleibt. Kunden verstehen so, dass sich Preise nach einer bestimmten Zeit ändern können.
  Dies schützt Ihr Unternehmen vor Verlusten, wenn Material- oder Arbeitskosten später steigen.

• Schafft eine offizielle Dokumentation
  Das Ausstellungsdatum dient als Nachweis dafür, wann das Angebot erstellt und versendet wurde.
  Ihre Geschäftsunterlagen bleiben dadurch klar und organisiert.

• Verhindert zukünftige Streitigkeiten und Missverständnisse
  Das Datum reduziert Verwirrung zwischen Ihnen und dem Kunden.
  Es zeigt eindeutig, wann die Preise mitgeteilt wurden, und hilft, spätere Diskussionen über Verzögerungen oder Preisänderungen zu vermeiden.

Ein CRM kann das Ausstellungsdatum automatisch hinzufügen. Das spart Zeit und reduziert Fehler, sodass Sie mehr Aufträge abschließen können.

6. Tragen Sie die angebotenen Dienstleistungen in die Liste ein

Der nächste Schritt besteht darin, die Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten, zusammen mit den Preisen einzutragen. Dies nennt man ein positioniertes (aufgeschlüsseltes) Angebot.

Ein aufgeschlüsseltes Angebot zeigt dem Kunden klar, welche Leistungen Sie anbieten, wofür er bezahlt und wie viel jede einzelne Position kostet. Diese Liste macht die Gesamtkosten leicht verständlich und gibt dem Kunden die Möglichkeit, Positionen je nach Budget hinzuzufügen oder zu entfernen.

Damit der Listenbereich klar und verständlich ist, sollten Sie Folgendes angeben:

• Eine kurze Beschreibung jeder Serviceleistung
• Die Menge der Leistung
• Den Einzelpreis
• Die Gesamtsumme aller Servicepositionen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Angebotsliste alle Details enthält, die Ihr Kunde bezahlen muss, einschließlich Arbeitskosten, Dienstleistungen, Materialien sowie zusätzlicher Kosten wie Steuern und Liefergebühren.

Schreiben Sie alles in einer klaren Reihenfolge, aber nicht zu ausführlich. Die Liste sollte für den Kunden leicht lesbar sein und kein Labyrinth darstellen.

Hier können Sie auch zusätzliche Leistungen wie Add-ons und Upselling-Optionen basierend auf Ihrer Geschäftsstrategie hinzufügen.

Zum Beispiel: Wenn ein Kunde eine Leckreparatur bucht und Sie Korrosion an Rohren oder einen niedrigen Wasserdruck im Leitungssystem feststellen, können Sie eine zusätzliche Dienstleistung vorschlagen. Das kann sowohl Ihrem Kunden als auch Ihrem Unternehmen zugutekommen.

Der Kunde ist nicht verpflichtet, diese zusätzliche Leistung sofort zu buchen, aber es ist eine gute Möglichkeit, ihn über weitere Angebote zu informieren – falls er zusätzliche Arbeiten durchführen lassen möchte.

7. Geben Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen an

In Ihrem Angebot können die Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Beziehung zwischen Ihnen und dem Kunden festlegen, noch bevor sie offiziell beginnt. So bleiben beide Seiten in Bezug auf Zahlungen, Leistungsumfang und Zeitrahmen auf dem gleichen Stand.

Die Angebotsbedingungen können Folgendes festlegen:

• Ob der Kunde eine Anzahlung leisten muss
• Welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren
• Bis wann die Zahlung erfolgen muss
• Was passiert, wenn die Kosten das ursprüngliche Angebot überschreiten
• Welche Leistungen garantiert sind und was nicht unter die Gewährleistung fällt
• Pflichten des Kunden, z. B. das Freiräumen des Arbeitsbereichs vor Beginn
• Wie lange das Angebot gültig ist und wann es abläuft

Sie können diese entweder im Notizbereich Ihres Angebots einfügen oder in einer separaten Spalte für Geschäftsbedingungen – je nach gewählter Vorlage.

8. Der letzte Schliff

Bevor Sie das Angebot an Ihren Kunden senden, sollten Sie noch einige zusätzliche Details ergänzen, wie zum Beispiel:

• Den Gesamtbetrag inklusive Steuern und Zusatzkosten
• Eventuelle Aktionen oder Rabatte
• Ein Feld für die Unterschrift des Kunden zur Genehmigung des Angebots
• Eine Dankesnotiz
• Die nächsten Schritte, z. B. Angebot freigeben oder Termin vereinbaren

Wie sendet man ein Angebot an einen Kunden?

Wenn es darum geht, ein Angebot an Kunden zu senden, gibt es verschiedene Methoden, zum Beispiel:

• Formeller Brief per Post
• Persönlich vor Ort
• Per E-Mail
• Per SMS oder WhatsApp

Schauen wir uns jede Möglichkeit genauer an.

1. Formeller Brief per Post

Schreiben Sie einen formellen Brief, um Ihr Angebot per Post zu versenden. Diese Methode eignet sich besonders für Kunden, die keine E-Mail nutzen oder kein Smartphone besitzen.

Da postalische Angebote mehr Zeit benötigen und leicht verloren gehen oder an die falsche Adresse gesendet werden können, sollte diese Methode nur bei Bedarf verwendet werden.

Wenn Sie nicht schnell reagieren, könnten Sie den Kunden an ein anderes Unternehmen verlieren, das schneller antwortet.

2. Persönlich vor Ort

Ein persönliches Angebot vor Ort ist ebenfalls eine gute Möglichkeit. Sie können das Angebot direkt auf der Baustelle oder beim Kunden erstellen.

Zum Beispiel: Wenn Sie vor Ort Rohre oder Abflüsse reparieren und sich über Arbeits- und Materialkosten sicher sind, können Sie das Angebot sofort erstellen.

Mit einer CRM-Software können Sie währenddessen alle Details eingeben, wie Quadratmeterzahl, Fotos vom Auftrag und Gewinnspanne. Das CRM erstellt automatisch ein schnelles und professionelles Angebot.

Wenn jedoch noch nicht alle Details feststehen und Material- oder Arbeitskosten bestätigt werden müssen, ist es besser, das Angebot innerhalb von 24–48 Stunden per E-Mail oder SMS zu senden, bevor Sie den Einsatzort besuchen. So können Sie dem Kunden einen genauen Preis anbieten.

3. Per E-Mail

Die meisten Kunden bevorzugen Angebote per E-Mail. E-Mails sind professionell, schnell und einfach zu bestätigen. Außerdem sind sie sicherer als Papierangebote, da sie nicht so leicht verloren gehen.

E-Mail eignet sich besonders gut, wenn Sie ein detailliertes Angebot senden oder Dokumente wie Bilder oder Leistungsaufstellungen anhängen möchten. Diese Methode ist ideal, wenn Sie Ihre Angebote dokumentieren möchten oder Ihr Kunde E-Mail-Kommunikation bevorzugt.

4. Per SMS oder WhatsApp

Angebote per SMS oder WhatsApp eignen sich gut für kleinere Aufträge oder wenn ein Kunde eine schnelle Antwort benötigt. Sie sind schnell, bequem und einfach zu beantworten.

Diese Methode ist besonders hilfreich für eine sofortige Kommunikation, vor allem wenn Ihr Kunde lieber über WhatsApp oder SMS statt per E-Mail kommuniziert.

Best Practices für das Schreiben eines guten Angebots

Angebote sind ein entscheidender Bestandteil Ihres Serviceunternehmens. Achten Sie darauf, dass sie professionell aussehen, denn sie spiegeln die Professionalität Ihres Unternehmens wider, beeindrucken Ihre Kunden und helfen Ihnen, mehr Aufträge zu gewinnen.

Befolgen Sie die folgenden Best Practices, um Ihr Angebot zu verbessern und zu optimieren:

1. Halten Sie es einfach

Natürlich enthalten Angebote viele Informationen, aber achten Sie darauf, dass sie einfach und leicht verständlich bleiben. So können Kunden sie ohne Verwirrung prüfen und genehmigen.

Wenn Ihr Angebot zu unübersichtlich und kompliziert ist, kann sich der Kunde überfordert fühlen und den Auftrag stornieren oder sich für einen anderen Anbieter entscheiden.

2. Nächste Schritte angeben

Geben Sie nach dem Versenden des Angebots immer klare nächste Schritte an, damit der Kunde weiß, was zu tun ist. Zum Beispiel:

• Wie soll die Arbeit genehmigt werden – durch eine digitale oder physische Unterschrift?
• Ist eine Anzahlung erforderlich, bevor die Arbeit beginnt?
• Soll der Kunde das Büro anrufen, um einen Termin zu buchen?

Wenn Sie Angebote mit Fieldified versenden, können die nächsten Schritte automatisch durch den Einsatz von KI eingefügt werden, sodass Sie mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit haben.

3. Follow-ups senden

Wenn ein Kunde das Angebot nicht sofort genehmigt, bedeutet das nicht, dass er kein Interesse hat. Vielleicht hat er vergessen zu antworten, ist beschäftigt oder benötigt noch einige Tage, um das Budget zu bestätigen.

Eine höfliche Erinnerungsnachricht ist eine gute Möglichkeit, den Kunden zu kontaktieren. Das erhöht Ihre Chancen, mehr Aufträge zu gewinnen. Mit Angebotssoftware können Sie auch automatisch innerhalb von 3–4 Werktagen eine Erinnerung senden lassen.

4. Ein CRM verwenden

Die Nutzung einer CRM-Software ist eine sehr gute Option, da manuelle Methoden oder Papierarbeit mühsam sein können. Dokumente können leicht beschädigt oder verloren gehen.

Deshalb ist es wichtig, ein zuverlässiges CRM für Ihr Serviceunternehmen zu wählen. Es hilft Ihnen, Aufträge, Angebote und Kunden einfacher zu verwalten und spart etwa 5–10 Stunden pro Woche.

1. Wie schreibt man ein Angebot für einen Auftrag?

Beginnen Sie mit einer Vorlage, fügen Sie Ihre Unternehmens- und Kundendaten hinzu, listen Sie Dienstleistungen mit Preisen auf, ergänzen Sie die Bedingungen und geben Sie die Gesamtkosten klar an.

2. Wie kalkuliert man einen Auftrag richtig?

Berechnen Sie Arbeitskosten, Materialien, Steuern und zusätzliche Kosten sorgfältig und präsentieren Sie alles in einer klaren, aufgeschlüsselten Form.

3. Wie beginnt man mit dem Schreiben eines Angebots?

Wählen Sie zunächst eine professionelle Vorlage und fügen Sie Ihren Firmennamen, Kontaktdaten und eine Angebotsnummer hinzu.

4. Was sollte in einem Angebot enthalten sein?

Dienstleistungen, Preise, Gesamtbetrag, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Geschäftsbedingungen und ein Bereich zur Genehmigung.

5. Wie sendet man ein Angebot an einen Kunden?

Sie können es per E-Mail, SMS, WhatsApp, persönlich oder per Post senden – je nach Wunsch des Kunden.

6. Was sind die besten Praktiken beim Schreiben eines Angebots?

Halten Sie es einfach, geben Sie klare nächste Schritte an, senden Sie Follow-ups und nutzen Sie CRM-Software, um Zeit zu sparen und professionell zu bleiben.

Blog-Zusammenfassung

• Ein Angebot hilft Ihnen, Anfragen in zahlende Kunden umzuwandeln, indem Sie eine klare und professionelle Kostenschätzung senden.
• Die Verwendung einer Vorlage hält Ihr Angebot organisiert und stellt sicher, dass keine wichtigen Details fehlen.
• Geben Sie immer vollständige Unternehmens- und Kundendaten an, um das Angebot klar und professionell zu gestalten.
• Fügen Sie eine Angebotsnummer und ein Ausstellungsdatum hinzu, um Aufträge korrekt nachzuverfolgen und Preisverwirrungen zu vermeiden.
• Listen Sie Ihre Dienstleistungen klar mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtkosten auf, damit Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen.
• Geben Sie Bedingungen, Zahlungsdetails, Gültigkeitsdauer des Angebots und nächste Schritte an, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Mit einem CRM können Sie Angebote schneller versenden, automatisch nachfassen, Kunden einfacher verwalten und 5–10 Stunden pro Woche sparen.