Comment rédiger un devis étape par étape

Imaginez que vous recevez un prospect dans votre entreprise de services et que vous souhaitez le convertir en client payant. Pour cela, vous devez envoyer un devis professionnel afin de remporter le contrat. Mais que faire si vous ne savez pas comment en rédiger un ?

Vous pourriez finir par utiliser des méthodes manuelles qui demandent beaucoup de temps et entraînent finalement une baisse de la satisfaction client. C’est pourquoi une fonctionnalité de devis basé sur un CRM est bénéfique pour votre entreprise de services sur le terrain.

Puisque la rédaction de devis clairs et professionnels est une partie essentielle de votre activité, assurez-vous que votre devis affiche clairement vos services, vos tarifs, vos conditions et le coût total. Les feuilles de calcul manuelles et les documents papier peuvent entraîner des erreurs de calcul et des malentendus avec les clients.

Cependant, un système CRM vous aide à proposer des services supplémentaires aux clients, ce qui vous permet d’augmenter vos ventes. Ici, nous vous fournissons un guide étape par étape pour rédiger un devis, afin de créer un document professionnel pour votre client.

Comment rédiger concrètement un devis ?

1. Choisir d’abord un modèle :

Même si vous utilisez des feuilles de calcul manuelles, choisir un modèle de devis est une décision judicieuse. Un modèle vous aide à rester organisé et garantit que vous n’oubliez aucun détail important.

Lorsque vous choisissez un modèle, vous pouvez voir différentes options en fonction des besoins et du budget de votre entreprise. Vous pouvez créer votre propre modèle avec MS Word ou Google Docs. Vous pouvez également utiliser le modèle de devis gratuit de Fieldified pour gagner du temps.

Choisir le bon modèle peut sembler déroutant au début, mais assurez-vous que votre modèle sélectionné inclut toutes les informations nécessaires :

• Le nom de votre entreprise et vos coordonnées
• Un numéro de devis unique
• Le nom, l’adresse et les coordonnées du client
• La date d’émission du devis
• Une liste claire des produits et services avec leurs prix
• Toute clause de non-responsabilité liée à l’estimation
• Une date d’expiration, si applicable
• Une section indiquant le montant total dû

Assurez-vous que votre modèle inclut clairement les mots « devis » ou « estimation ». Cela aide les clients à comprendre rapidement de quel type de document il s’agit.

2. Ajouter les informations de votre entreprise

Rédigez des informations claires et faciles à trouver concernant votre entreprise afin que vos clients puissent vous contacter pour toute question ou modification.

Les informations à inclure :

• Le nom de votre entreprise
• L’adresse de l’entreprise
• Le numéro de téléphone
• L’email

Pour de meilleurs résultats et une apparence plus professionnelle, pensez à personnaliser vos devis avec votre logo et vos couleurs de marque. Utilisez Fieldified pour faire ressortir votre entreprise.

3. Saisir les informations du client

Ensuite, saisissez les informations de votre client potentiel et faites de même que pour votre entreprise dans la fiche de devis.

Il est conseillé d’inclure :

• Nom
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Email

Ce logiciel n’est pas seulement utile pour créer des devis, il peut également vous aider à gérer des relations plus solides avec vos clients et à développer la réputation de votre entreprise.

4. Numéro de devis

Chaque intervention que vous créez doit avoir un numéro de devis, comme un numéro de référence que l’on voit sur les reçus ou les factures. Les numéros de devis vous aident à suivre les interventions et à garder tout bien organisé.

Si vous utilisez des méthodes manuelles, suivez ces bonnes pratiques :

• Inclure uniquement des lettres et des chiffres
• Le garder entre 3 et 5 caractères
• Pour le retrouver facilement, vous pouvez ajouter le nom ou les initiales du client au numéro

Un CRM peut générer automatiquement un numéro de devis pour vous, afin que vous n’ayez pas à le faire manuellement. Passer de WhatsApp à un CRM serait une décision intelligente et professionnelle.

5. Ajouter la date d’émission

La date d’émission correspond au jour où vous envoyez votre devis à votre client. Il est essentiel de la mentionner.

Voici pourquoi :

• Définit la période de validité du prix

La date d’émission indique combien de temps votre prix proposé reste valable. Elle aide les clients à comprendre que les tarifs peuvent changer après un certain délai.

Cela protège votre entreprise contre les pertes si les coûts des matériaux ou de la main-d’œuvre augmentent par la suite.

• Crée un enregistrement officiel

La date d’émission sert de preuve de la création et de l’envoi du devis. Elle permet de garder des dossiers clairs et organisés.

Si vous devez vérifier des détails plus tard, vous pouvez facilement vous référer à la bonne chronologie.

• Évite les litiges et malentendus futurs

La date d’émission réduit la confusion entre vous et le client. Elle montre clairement quand le prix a été communiqué.

Cela aide à éviter les disputes concernant les retards ou les changements de prix à l’avenir.

Cependant, l’utilisation d’un CRM peut vous aider à ajouter automatiquement la date d’émission à votre devis. Cela vous fait gagner du temps et réduit les risques d’erreurs, tout en vous permettant de convertir davantage de devis en interventions confirmées.

6. Saisissez le service dans la liste que vous fournissez

L’étape suivante consiste à saisir les services que vous fournissez à vos clients, ainsi que leurs prix. Cela s’appelle un devis détaillé.

Un devis détaillé indique clairement aux clients quels services vous proposez, ce pour quoi ils paient et combien coûte chaque ligne. Cette liste rend le coût total facile à comprendre et donne aux clients la possibilité d’ajouter ou de supprimer des éléments selon leur budget.

Pour rendre la section liste claire et facile à comprendre, vous devez inclure :

• Une brève description de chaque service
• La quantité du service
• Le prix unitaire
• Le total de tous les services

Assurez-vous que votre liste de devis couvre tous les détails que votre client doit payer, y compris la main-d’œuvre, les services, les matériaux et tout coût supplémentaire comme les taxes et les frais de livraison.

Écrivez tout dans le bon ordre, mais n’en faites pas trop. Vous voulez que la liste soit facile à lire pour les clients, pas un labyrinthe.

Ici, vous pouvez également ajouter vous-même des services supplémentaires, comme des options complémentaires et des options de vente incitative (upselling), en fonction de votre stratégie commerciale.

Par exemple, si un client réserve une réparation de fuite et que vous remarquez une corrosion des tuyaux ou une faible pression d’eau dans son système de plomberie, vous pouvez suggérer un service supplémentaire. Cela peut bénéficier à la fois à votre client et à votre entreprise.

Ils ne sont pas obligés de l’ajouter à leur service actuel, mais c’est un excellent moyen de les informer de ce que vous proposez d’autre, au cas où ils souhaiteraient effectuer plus de travaux.

7. Précisez vos conditions générales

Dans votre devis, les conditions générales peuvent définir la relation entre vous et le client avant qu’elle ne commence officiellement. Cela vous permet de rester sur la même longueur d’onde concernant les paiements, le périmètre du travail et les délais.

Les conditions générales du devis peuvent préciser :

• Si le client doit verser un acompte à l’avance
• Quels modes de paiement vous acceptez
• La date limite à laquelle le client doit effectuer le paiement
• Ce qui se passera si le coût dépasse le devis initial
• Les services que vous garantissez et ceux qui ne sont pas couverts par la garantie
• Les responsabilités du client, comme dégager la zone de travail avant le début des travaux
• La durée de validité du devis et sa date d’expiration

Vous pouvez soit les ajouter dans la section notes de votre devis, soit les rédiger dans une colonne séparée des conditions générales, selon le modèle que vous avez choisi.

8. Finition

La dernière chose à faire avant d’envoyer le devis à votre client est d’ajouter des détails supplémentaires, tels que :

• Le montant total dû avec les taxes et frais supplémentaires
• Toute promotion ou remise applicable
• Une colonne pour la signature du client afin d’approuver le devis
• Une note de remerciement
• Les prochaines étapes, comme approuver le devis ou planifier le service

Comment envoyer un devis à un client

Lorsqu’il s’agit d’envoyer un devis à des clients, il existe plusieurs méthodes différentes, telles que :

• Lettre formelle par courrier
• En personne
• Par email
• Par message texte ou WhatsApp

Examinons chacune d’elles.

1. Lettre formelle par courrier

Rédigez une lettre formelle pour envoyer votre devis à votre client. C’est préférable pour les clients qui n’utilisent pas l’email ou ne possèdent pas de smartphone.

Comme les devis envoyés par courrier prennent plus de temps que les autres options et peuvent facilement se perdre ou être envoyés à la mauvaise adresse, il est préférable d’utiliser cette méthode uniquement lorsque cela est nécessaire.

Si vous ne répondez pas rapidement, vous risquez de perdre le client au profit d’une autre entreprise plus réactive.

2. En personne

Remettre un devis en face à face à votre client est également une bonne option, surtout si vous pouvez le créer directement sur le lieu d’intervention. Par exemple, si vous travaillez sur place pour réparer des tuyaux et des canalisations chez votre client, et que vous êtes sûr des coûts de main-d’œuvre et de matériaux, vous pouvez préparer le devis immédiatement.

Si vous utilisez un logiciel CRM, vous pouvez saisir les détails du travail sur place, comme la superficie, les photos du chantier et la marge bénéficiaire. Un CRM vous fournira automatiquement un devis rapide et professionnel.

Mais si vous n’avez pas tous les détails et devez confirmer les coûts des matériaux et de la main-d’œuvre, il est préférable d’envoyer d’abord un devis par email ou par message texte dans les 24 à 48 heures avant de vous rendre sur le chantier. C’est une bonne manière de fournir un prix précis au client.

3. Par email

La plupart des clients sont à l’aise pour recevoir des devis par email. L’email est professionnel, rapide et facile à approuver. C’est aussi une option plus sûre qu’un devis papier, car il ne se perd pas facilement.

L’email fonctionne mieux lorsque vous devez envoyer une estimation détaillée ou joindre des documents comme des images ou des détails de services. C’est une bonne option si vous souhaitez conserver un enregistrement clair de vos devis ou si votre client préfère communiquer par email.

4. Par message texte ou WhatsApp

Les devis envoyés par message texte ou WhatsApp sont idéaux pour les petits travaux ou lorsqu’un client a besoin d’une réponse rapide. Ils sont rapides, pratiques et faciles pour les clients à consulter et à répondre.

Cette méthode fonctionne bien lorsque vous souhaitez une communication instantanée. Elle est également utile si votre client préfère discuter via WhatsApp ou par message plutôt que par email.

Meilleures pratiques pour rédiger un bon devis

Les devis sont une partie essentielle de votre entreprise de services. Assurez-vous qu’ils soient professionnels, car ils reflètent le sérieux de votre activité, impressionnent vos clients et vous aident à remporter davantage de contrats.

Suivez les meilleures pratiques ci-dessous pour améliorer et moderniser votre devis :

1. Restez simple

Naturellement, les devis contiennent beaucoup d’informations, alors veillez à les garder simples et faciles à comprendre. Cela aide les clients à les examiner et à les approuver sans confusion.

Si vos devis sont trop désorganisés et compliqués, votre client peut se sentir dépassé et décider d’annuler le travail ou de choisir un autre prestataire.

2. Indiquez les prochaines étapes

Indiquez toujours les prochaines étapes après avoir envoyé le devis au client et assurez-vous qu’elles soient claires afin que le client sache quoi faire. Par exemple :

• Comment approuver le travail : signature numérique ou physique ?
• Un paiement anticipé est-il requis avant le début des travaux ?
• Doit-il appeler le bureau pour fixer un rendez-vous ?

Lorsque vous envoyez des devis avec Fieldified, il peut automatiquement inclure les prochaines étapes en utilisant l’IA, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à votre travail.

3. Envoyez des relances

Si un client n’approuve pas immédiatement le devis, cela ne signifie pas qu’il n’est pas intéressé. Il a peut-être oublié de répondre, est occupé ou a besoin de quelques jours supplémentaires pour confirmer son budget.

Envoyer un message de relance poli est un bon moyen de rappeler votre client. Cela augmente vos chances de remporter davantage de contrats. Vous pouvez également utiliser un logiciel de devis pour envoyer automatiquement un rappel au client dans un délai de 3 à 4 jours ouvrables.

4. Utilisez un CRM

Utiliser un logiciel CRM peut être une excellente option, car les méthodes manuelles ou les documents papier peuvent être contraignants. Ils peuvent facilement être endommagés ou perdus par le client.

C’est pourquoi il est essentiel de choisir un CRM fiable pour votre entreprise de services. Il peut vous aider à gérer les interventions, les devis et les clients plus facilement, et vous faire gagner environ 5 à 10 heures par semaine.

1. Comment rédiger un devis pour un travail ?

Commencez par un modèle, ajoutez les informations de votre entreprise et du client, listez les services avec les prix, incluez les conditions et indiquez clairement le coût total.

2. Comment établir correctement un devis ?

Calculez soigneusement la main-d’œuvre, les matériaux, les taxes et les coûts supplémentaires, puis présentez le tout dans un format clair et détaillé.

3. Comment commencer à rédiger un devis ?

Commencez par choisir un modèle professionnel et ajoutez le nom de votre entreprise, vos coordonnées et le numéro de devis.

4. Que doit contenir un devis ?

Incluez les services, les tarifs, le montant total, la date d’émission, la date d’expiration, les conditions générales et une section d’approbation.

5. Comment envoyer un devis à un client ?

Vous pouvez l’envoyer par email, message texte, WhatsApp, en personne ou par courrier formel, selon la préférence du client.

6. Quelles sont les meilleures pratiques pour rédiger un devis ?

Restez simple, indiquez les prochaines étapes, envoyez des relances et utilisez un logiciel CRM pour gagner du temps et rester professionnel.

Résumé du blog

• Un devis vous aide à convertir des prospects en clients payants en envoyant une estimation claire et professionnelle.
• Utiliser un modèle permet de garder votre devis organisé et de ne manquer aucun détail important.
• Incluez toujours les informations complètes de l’entreprise et du client pour garder le devis clair et professionnel.
• Ajoutez un numéro de devis et une date d’émission pour suivre correctement les interventions et éviter toute confusion sur les prix.
• Listez clairement vos services avec description, quantité, prix unitaire et coût total afin que les clients comprennent ce qu’ils paient.
• Mentionnez les conditions, les détails de paiement, la validité du devis et les prochaines étapes pour éviter les malentendus.
• Utiliser un CRM vous aide à envoyer des devis plus rapidement, à relancer automatiquement, à gérer facilement vos clients et à gagner 5 à 10 heures par semaine.